Team-Meeting – vorbereiten, gestalten, umsetzen

Die Zusammenarbeit im Team fördert Kreativität, Produktivität und lösungsorientiertes Arbeiten. Ohne den Austausch untereinander würdest Du oft nicht weiter wissen. Daher ist es wichtig, sich mit dem Chef und seinen Kollegen auszutauschen. Team-Meetings sind eine ideale Möglichkeit über den Joballtag zu reden, über Themen zu sprechen, bestimmte Dinge zu diskutieren und sich mitzuteilen. Damit das nächste Team-Meeting unkompliziert läuft, haben wir hier einige Tipps zusammengefasst, die Meetings leichter machen.

Team-Meeting: Das musst Du darüber wissen

Wenn Arbeitskollegen zusammenkommen, kann ein Gespräch schnell in privaten Austausch oder in formloses Geschäftsgeplänkel abdriften. Damit das Team-Meeting auch wirklich effektiv ist, alle ergebnisorientiert arbeiten und sich auch das Teambuilding stärkt, bedarf es Führung und Organisation.

Vorher sollte daher folgendes festgelegt werden:

• über was wird gesprochen 
• die grobe Länge der Besprechung
• der Ort, an dem das Meeting stattfindet
• ob Materialien wie Laptop, Beamer, eine Präsentation oder Notizblöcke benötigt werden
• wer Protokoll führt, um wichtige Punkte festzuhalten

Wenn das Team-Meeting gut und reibungslos läuft, erhöht sich schnell die Motivation. Es sorgt für Transparenz unter Kollegen und auch die Chefetage hat die Möglichkeit, Themen anzusprechen. Wenn eine Team-Sitzung regelmäßig stattfindet kann sie zu mehr Zufriedenheit führen, Aufgaben werden verteilt, alle wissen Bescheid und niemandem wird etwas vorenthalten.

So gestaltest Du ein Team-Meeting 

Dir als Azubi wird vielleicht auch einmal die Aufgabe zuteil, Dich um die Team-Sitzungen in Deinem Betrieb zu kümmern. Damit alles reibungslos abläuft, mache Dir im Vorfeld Gedanken. Treffe keine Entscheidungen allein, sondern hole Dir eine Rückmeldung und konstruktive Kritik oder bespreche vorher alles kurz mit Deinem Chef.

Diese Tipps helfen bei der Umsetzung:

Planung ist das A und O

• Lege den Ort, die Personenwahl und die Themen der Besprechung fest
• Bringe die Inhalte in eine sinnvolle Reihenfolge
• Lege fest, wie lange die Sitzung in etwa dauern könnte und kümmere Dich darum, dass die Räumlichkeiten eventuell auch etwas länger zur Verfügung stehen
• Stehen Themen an, die nicht alle betreffen, teile das Meeting in zwei Teile

Einladung verschicken

Etwa drei bis fünf Tage vor dem Team-Meeting solltest Du die Teilnehmer per Mail benachrichtigen und/oder in eurem Team-Kalender eintragen. So ist der Termin für jeden sichtbar und alle sind informiert. Hier erfahren Deine Kollegen dann von Tagesordnungspunkten, Ort und Dauer. Jeder hat jetzt Gelegenheit sich Gedanken zu machen, damit er/sie sich einbringen kann. Wenn eure Konferenz auf Grund der AHAL-Formel virtuell stattfindet, setze alle davon in Kenntnis, dass Du kurz vorher einen Link versendest, über den die Teilnahme erfolgen kann.

Die Dauer festlegen

In vielen Betrieben finden Team-Meetings wöchentlich oder monatlich statt, damit alle regelmäßig über Dinge informiert werden. Diese dauern meist nicht länger als eine halbe Stunde und erst informiert der Chef über neueste Entwicklungen, danach übernehmen meist der Reihe nach die einzelnen Bereichsleiter. Geht es um Team-interne Themen, können Sitzungen auch schon mal länger dauern. Wollt ihr euch intensiv austauschen, setze mindestens eine Stunde an.

Alles festhalten

Der Protokollant hält schriftlich die wichtigsten Themen des Team-Meetings fest, damit nichts vergessen wird. Folgende Inhalte sollten darin auftauchen:

• Name des Protokollanten
• Datum und Uhrzeit
• Teilnehmende
• Themen, Inhalte und Festgelegtes

So klappt das Team-Meeting

Wie auch bei anderen Gesprächen, kann es auch beim Team-Meeting zu Spannungen oder Konflikten kommen. Um diese zu vermeiden sind Regeln sinnvoll:

• alle Teilnehmer sollten die Möglichkeit haben, zu Wort kommen zu können
• die Atomsphäre sollte locker und entspannt sein
• die Redezeit sollte begrenzt werden, jeder sollte aber trotzdem aussprechen dürfen
• abwertende Kommentare und Beschimpfungen haben in Team-Meetings keinen Platz, stattdessen sind gute Manieren gefragt
• Kreativität sollte gefördert werden und beim Brainstorming ist erst mal alles erlaubt

Weil die Teilnahme am Team-Meeting verpflichtend ist und während der Arbeitszeit stattfindet, ist eine Konferenz nicht dazu da, um sich auszuruhen. Eine aktive Teilnahme ist jederzeit erwünscht, nonverbale Kommunikation essenziell wichtig und auch schüchterne Kollegen sollten sich einbringen und an ihrer Selbstpräsentation arbeiten. Auch wenn Du als Azubi noch nicht so viel Erfahrung hast wie die anderen, ist Deine Meinung wichtig und Deine Ansatzpunkte können zu neuen Lösungen führen. Mache Dir das immer klar, wenn Du Dich schämst Punkte anzusprechen. Ziehe Dich daher nicht zurück, presche aber auch nicht lautstark voran. Ein guter Mittelweg ist in den meisten Fällen genau richtig und zählt zu guten Umgangsformen. Denn: In Team-Meetings hast Du die Möglichkeit zu glänzen und viel zu lernen!