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Telefon-Knigge: Grundregeln und Tipps für Job-Telefonate
Das Telefon gehört noch immer zu den meistgenutzten Kommunikationsmitteln im Job. Und wie bei fast allen Dingen im Leben, gehört auch hier ein bisschen Übung dazu, damit es perfekt klappt. Wie Du während beruflicher Gespräche sicherer wirst, verraten wir Dir in unserem Telefon-Knigge.
Der Telefon-Knigge bringt Sicherheit
Anrufe im Job stellen Dich oft vor Probleme oder machen Dich nervös? Damit bist Du nicht allein. Gerade, wenn Du als Berufseinsteiger viele Dinge einfach noch nicht weißt, die Abläufe noch nicht kennst oder es Dir unangenehm ist, dass Deine Kollegen Dir zuhören – all das sorgt für Unsicherheit. Bei uns findest Du effiziente Telefon-Knigge-Tipps für einen entspannten Alltag im Beruf:
1. Vorbereitung macht vieles einfacher
- Lege die Adresse Deines Arbeitgebers sowie eine Kontaktliste der Mitarbeiter bereit, damit Du Durchwahlen für eine schnelle Rückfrage zur Hand hast.
- Vor der ersten Nutzung solltet Du Dich mit dem Telefonsystem vertraut machen. Wie stellst Du auf stumm? Wie funktioniert die Durchwahl-Funktion? Kannst Du auch Anrufer halten? Mache Dir dafür Notizen, damit Du nichts vergisst.
- Habe wichtige Unterlagen griffbereit und den Kalender am Computer sowie gesprächsrelevante Dateien geöffnet. So kannst Du schnell darauf zugreifen und der Gesprächspartner muss nicht unnötig warten.
- Ein Notizblock und ein Stift gehören zu den wichtigsten Details des Telefon-Knigge. Lege sie am besten direkt neben Dein Telefon.
- Bereite Dich darauf vor, dass ein Anrufbeantworter am anderen Ende anspringt und überlege im Vorfeld, was Du darauf sprechen kannst.
2. Übung macht den Meister
Wenn Du Dir unsicher bist und es auch nach einigen Versuchen noch bleibst, hilft es, ein Telefontraining zu machen. Spiele verschiedene Situationen zu Hause in Ruhe durch und probe die Details aus dem Telefon-Knigge mit Freunden oder Deiner Familie. Das sorgt für mehr Selbstsicherheit.
3. Langes klingeln nervt
Hebt nach etwa vier bis fünf mal Klingeln niemand ab, solltest Du auflegen. Dein potenzieller Gesprächspartner ist dann eventuell im Kundengespräch oder einem Team-Meeting und kann nicht abheben. Hast Du eine E-Mail-Adresse kannst Du eine E-Mail verfassen, Dein Anliegen kurz erklären und um einen Rückruf bitten. Andernfalls versuchst Du es später noch mal.
4. Aufmerksam sein
Konzentriere Dich während des Gesprächs auf den Inhalt und schenke Deinem Gesprächspartner Deine volle Aufmerksamkeit. Bist Du abwesend oder erledigst während des Telefonates andere Dinge, wirkt das respektlos. Halte Dich also an den Business-Knigge und sei immer freundlich.
5. In der Ruhe liegt die Kraft
Laut Telefon-Knigge ist es wichtig, für eine ruhige Umgebung zu sorgen: Schalte eventuelle Radios aus, schließe Fenster und Türen, das sorgt für Professionalität. Ist es gerade in Deinem Büro zu laut, weil Kollegen sich beruflich austauschen, verschiebe das Gespräch auf später, bitte sie um Rücksicht oder wechsle den Raum.
6. Freundlichkeit siegt
Auch wenn Du oder Dein Gesprächspartner gestresst seid – bleibe immer freundlich. Das sorgt für eine entspannte Atmosphäre und macht das Telefonat viel einfacher. Denke mal darüber nach: Wie reagierst Du, wenn Du eine unfreundliche Stimme am Telefon hast? Richtig, meistens spiegelt sich die Stimmung und der erste Eindruck ist negativ. Wenn Du also nett bist, sind die Chancen größer, dass ein unkompliziertes und zielgerichtetes Gespräch entsteht. Eine persönliche Ansprache vermittelt das Gefühl, dass Du den anderen ernst nimmst und gehört zu den wichtigsten Umgangsformen. Außerdem ist ein wichtiges Tool des Telefon-Knigge, während des Gespräches zu lächeln. Du wirst sehen, das wirkt Wunder!