Auftragsschein ausfüllenSo füllst du einen Auftragsschein richtig aus | Bild: © Deagreez / iStockphoto.com
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Das Ausfüllen eines Auftragsscheins – Teil 1 – Reparaturen

Eine augenoptische Ausbildung ist in erster Linie das Erlernen eines Handwerksberufes. Dazu gehört natürlich, dass Du in der Werkstatt tätig bist, damit Du Deinen Kunden, z. B. mit der Reparatur einer defekten Brille, wieder ein gutes Sehen ermöglichen kannst. Dazu gehört auch das Ausfüllen eines Auftragsscheins. Wie dieser aussieht und was Du eintragen musst, verraten wir Dir jetzt! Teil 1 befasst sich mit Serviceleistungen, Teil 2 mit einer Brille bzw. Gläsern und Teil 3 mit dem Kauf einer Fassung. Du darfst gespannt sein!

Vollständig und leserlich

Grundsätzlich sollte ein Auftragsschein immer vollständig und leserlich ausgefüllt werden. Denn manchmal kann es sein, dass nicht Du persönlich diesen Auftrag in der Werkstatt bearbeitest, sondern einer Deiner Kollegen oder Kolleginnen die Brille in die Hand bekommt. Es sollte immer sichergestellt werden, dass jeder weiß, was mit dem Auftrag zu tun ist. Und das geht eben nur, wenn alle wichtigen Informationen von Dir auf dem Schein eingetragen werden. 

Ob der Auftragsschein händisch ausgefüllt wird oder die Daten direkt in den Computer eingegeben werden, hängt von dem Stand der Digitalisierung in Deinem Ausbildungsbetrieb ab. Im Regelfall sind alle Auftragsscheine vorgefertigt, so dass Du nur noch aufmerksam jedes notwendige Feld ausfüllen musst. Jeder Auftragsschein hat eine fortlaufende Nummerierung, um Dir später das Suchen zu erleichtern.

Zunächst einmal muss unterschieden werden, ob Dein Kunde eine komplette neue Brille bei Dir bestellen möchte, nur Gläser, nur eine Fassung oder ob es sich lediglich um eine Reparatur seiner bisherigen Brille handelt. Denn je nach Auftragsart musst Du verschiedene Dinge auf deinem Auftragsschein vermerken.

Heute fangen wir mit den Reparaturen an. Doch zuvor gibt es einen Wichtigen Punkt, der vor jedem Auftrag „erledigt“ werden muss: Der Datenschutz!

Grundsätzlich: Die Datenschutzerklärung

Auf Grund der neuen Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist, dürfen auch Augenoptiker nicht mehr ohne weiteres die Daten ihrer Kunden erfassen. Eine Datenschutzerklärung muss ausgefüllt und abgelegt werden. Wichtig: Dein Kunde muss vor dem Ausfüllen des Auftragsscheins die Datenschutzerklärung durchlesen und unterschreiben, sofern er diese bei seinem letzten Besuch noch nicht getan hat. Ohne diese Unterschrift kannst und darfst Du keinen Auftragsschein ausfüllen. Ist die Datenschutzerklärung vom Kunden einmal im System erfasst, muss dies nicht nochmal gemacht werden.

Habt Ihr das nun gemeinsam erledigt, Du und Dein Kunde, kann es weiter gehen.

Auftragsschein Reparatur / Serviceaufträge

Serviceleistungen oder Reparaturen sind ganz unterschiedlich und mal mehr, mal weniger aufwändig. Am häufigsten bearbeitest Du kleinere Defekte, wie z. B. ein verlorenes Nasenpad, eine verbogene Stegstütze, eine lockere Schraube oder verbogene Bügelenden. Solche Reparaturen werden in der Regel – je nach Kundenfrequenz – direkt vor Ort im Beisein Deines Kunden erledigt, ohne dass die Brille überhaupt in die Werkstatt muss. 

Doch nicht immer ist eine Reparatur so einfach zu handhaben. Manchmal muss die Brille doch für längere Zeit in die Werkstatt, da einem hier mehr Ruhe, Konzentration, aber auch andere Maschinen, Geräte und Zangen zur Verfügung stehen. 

Um die Brille später jedem einzelnen Kunden zuordnen zu können, solltest Du auch bei Reparaturen einen kompletten Auftragsschein ausfüllen. Dadurch wissen auch Deine Kollegen oder Kolleginnen, was es mit der Brille auf sich hat, falls Du doch mal nicht im Hause sein solltest.

Auf dem Auftragsschein füllst Du folgende Punkte aus:

  1. Name, Anschrift und Geburtsdatum Deines Kunden 
  2. Telefonnummer oder E-Mailadresse, um Deinen Kunden bei Fertigstellung oder Verzögerung des Abholtermins benachrichtigen zu können
  3. Vereinbarter Abholtermin und aktuelles Bestelldatum, dass sowohl eure Werkstatt als auch der Kunde wissen, wann er seine neue Brille anholen kann
  4. Name des Beraters, also in dem Fall bist das Du, damit sich Deine Kollegen bei Rückfragen an die richtige Person wenden können. Aber auch Dein Kunde sollte wissen, mit wem er es gerade zu tun hat um ggf. bei der Abholung nochmal gemeinsam mit Dir zusammen über die neue Brille drüber schauen zu können und den Sitz zu kontrollieren. Je professioneller Du Dich verhältst, desto besser! Denn dann wird Dein Kunde sicherlich auch seine nächste neue Brille bei Dir persönlich kaufen wollen!
  5. Auftragsart (Neukauf/Reklamation/Gläser/Fassung/Reparatur)
  6. Serviceleistung so detailliert wie möglich notieren:
    Hierzu gehört nicht nur die zu verrichtende handwerkliche Arbeit, sondern auch der Zustand der Fassung und, falls vorhanden, der kundeneigenen Gläser.
  7. Endpreis

Nach dem Ausfüllen gibst Du Deinem Kunden einen Ausdruck, Durchschlag oder Kopie Deines Auftragsscheins mit.

Der Weg zum korrekten Auftragsschein ist also wie folgt:

  1. Datenschutzerklärung ausfüllen 
  2. Erfassung der wichtigen Kundendaten 
  3. Notieren der Service- / Reparaturleistung
Muster eines Auftragsscheins