Effiziente E-Mails: Step by Step zur guten Berufsmail

Täglich bekommen wir durchschnittlich bis zu 40 Mails. Da gilt es nicht nur alle zu lesen, sondern auch richtig darauf zu antworten. Gerade im Job wird das immer wichtiger. Auf was Du achten solltest, um die Mail-Flut in den Griff zu bekommen und selbst effiziente E-Mails zu schreiben, verraten wir Dir hier.

Effiziente E-Mails: So wirst Du Herr über Dein Postfach

Diese Tipps helfen Dir, damit die Anzahl an Mails nicht unkontrolliert wächst:

• Radikal abmelden
  Pro Tag bekommst Du zahlreiche Newsletter und Benachrichtigungen aus Foren? Damit Du zwischen den wichtigen Mails von Kunden und Lieferanten noch durchblickst, melde Dich von allen unwichtigen Dingen ab. So reduzierst Du die Menge der eingehenden Spams und sparst in Zukunft Deine Zeit für effiziente E-Mails.
• Bei Dir piept’s wohl
  Jedes Mal, wenn eine Mail eingeht, piepst das Programm und wenn Du eine Nachricht verschickst ertönt das bekannte Rauschen? Unser Tipp, damit Deine und die Konzentration Deiner Arbeitskollegen nicht leidet: stelle die Töne aus. So wird Dein Arbeitsfluss nicht unterbrochen.
• E-Mail-Time
  Damit Du nicht jede elektronische Nachricht einzeln aufrufst, beantwortest und Dich effektiver Deinem Job widmen kannst, ist es von Vorteil, Dir feste Zeiten für den Mailverkehr einzurichten. Wer sich vor- und nachmittags je eine halbe Stunde Zeit dafür nimmt, vergeudet seine Arbeitszeit nicht, sondern minimiert die Ablenkung.
• First things first
  Nachdem Du Deine Mails bekommst, schaust Du sie erst mal nach Relevanz durch? Gut so. Trenne dabei die Wichtigen und Eiligen von den Unwichtigen und nicht Eiligen. Erstere sollten direkt beantwortet werden, Letztere kannst Du bei Zeitdruck auch am nächsten Tag noch schreiben.
• Sortierservice nutzen
  In Deinem Postfach kannst Du Regeln anlegen, sodass Newsletter, Kundenmails oder Nachrichten, in denen Du nur cc gesetzt bist, in verschiedene Ordner verschoben werden. So lassen sich die Mails besser abarbeiten und verwandeln sich ganz easy in effiziente E-Mails.
• Regelmäßige Kontrolle
  Arbeite Deine ungelesenen Mails regelmäßig ab. Wenn Du irgendwann über 50 Mails angehäuft hast, die alle beantwortet werden wollen, wird es stressig. Versuche möglichst alle am Tag eingegangenen Mails bis zum Abend beantwortet zu haben. Wenn das nicht klappt, nimm es Dir spätestens für den nächsten Vormittag vor.
• Geduld ist eine Tugend
  Gewöhne Dir den inneren Druck ab, dass Mails eine sofortige Antwort verlangen. Damit E-Mails effizient sind, solltest Du Dir Zeit zum Antworten nehmen. Wer nur eine kurze und schnelle Info braucht, greift am besten zum Telefon.
• Weniger ist mehr
  Wer selbst weniger Mails schreibt, bekommt auch weniger Antworten. Beherzige diesen Tipp und effiziente E-Mails gehören schon bald zu Deinem täglichen Workflow. Schließlich kannst Du für die interne Kommunikation auch das Telefon nutzen.

So funktionieren effiziente E-Mails

Diese Grundregeln sind unverzichtbar für einen effektiven Mailverkehr:

1. Der Betreff muss aussagekräftig sein: Er sollte zusammenfassen, um was es geht und den Inhalt der Mail auf den Punkt bringen. Eine Betreffzeile ist wie eine Headline für die Mail. Effiziente E-Mails haben knackige und einleuchtende Betreffe. Dabei solltest Du auf ganze Sätze verzichten und lieber kurz und zielführend schreiben.
2. Anknüpfen, statt neu starten: Wenn Du schon bisherige Nachrichten hast, macht es Sinn die Konversation fortzuführen. So können Du und Dein Mailpartner Dinge schneller nachlesen und easy in den bisherigen Nachrichten suchen. Das macht effiziente E-Mails aus!
3. Eine persönliche Anrede macht den Unterschied: Frau oder Herr, Meyer oder Meier, Professor oder Doktor – bevor Du Deine Mail schreibst, solltest Du wissen, wie Dein Gegenüber heißt. Eine allgemeine Anrede ist unpersönlich und auch eine lockere Floskel hat in einer effizienten E-Mail nichts zu suchen. Gerade in der Arbeitswelt solltest Du Dich jederzeit korrekt verhalten – das gilt auch für Mails.
4. Struktur ist wichtig: Fange also mit dem zentralen Thema an und gib dann Hintergrundinfos, die notwendig sind. Wenn Du mehrere Themen erfragen möchtest, sende pro Thema eine Mail. So lassen sie sich für den Empfänger leichter zuordnen und archivieren. Auch Absätze, Fettungen oder Stichpunkte sind für effiziente E-Mails von Vorteil. Die Schrift und deren Größe solltest Du ebenfalls festlegen und vereinheitlichen. Das wirkt seriös und macht es leichter Deine Mails zu lesen.
5. Kurz und gut: Schreibe keine Romane. Eine Mail soll informieren – und das war’s. Weniger ist hier oft mehr. Dann antwortet der Empfänger auch tatsächlich effektiver und schneller.
6. Vermeide Rechtschreibfehler: Eine Mail sagt viel über Dich aus und Du repräsentierst damit sowohl Dich als auch Dein Unternehmen. Lasse Dir also Zeit für richtige Formulierungen und achte auf die korrekte Schreibweise. Bist Du Dir unsicher, checke den Text lieber noch mal in einem Rechtschreibprogramm oder online.
7. Versichere Dich: Hast Du auch den passenden Ansprechpartner und die richtige Adresse eingegeben? Schon so manchem ist es passiert, dass die Mail eigentlich an den Kollegen gehen sollte, aber beim Kunden gelandet ist. Kontrolliere das in jedem Fall, bevor Du die Nachricht versendest.
8. Verabschiede Dich adäquat: Genauso wie die Begrüßung ist auch die Verabschiedung wichtig. Keine flapsigen Floskeln sondern „Freundliche Grüße“ oder eine persönlichere Note wie zum Beispiel „Herzliche Grüße in den Norden“ sind angebracht.

Hier noch ein paar zusätzliche Ratschläge für effiziente E-Mails

• Achte immer auf einen freundlichen Tonfall.
• Smileys oder Emoticons haben in Geschäftsmails nichts zu suchen, das untergräbt deine Autorität.
• Ironie ist in Mails nur schwer zu erfassen, verzichte lieber darauf.
• Abkürzungen verwirren häufig mehr, als dass sie nützen.
• Setze Links ganz bewusst und nur dosiert ein, da sie vom Inhalt der Mail ablenken.
• Versendest Du einen Anhang achte darauf, dass er nicht zu groß ist. Mehr als fünf Megabyte verstopfen oft das Postfach und Du bekommst meist eine Unzustellbarkeitsnachricht.
• Drücke Dich immer klar aus und nutze kurze anstatt verschachtelter und langer Sätze.
• Antworte innerhalb von spätestens 24 Stunden auf eine Mail.
• Eine Mail ersetzt keinen persönlichen Kontakt.