E-Mail-Knigge – In der Kürze liegt die Würze

Weniger ist mehr, das gilt auch für den E-Mail-Verkehr und daher gibt der E-Mail-Knigge vor lieber nur kurz und knackig, als ausschweifend zu schreiben. Denn mittlerweile bekommen Arbeitgeber pro Tag eine Flut von E-Mails, die alle bearbeitet werden wollen. Jede lange Mail kostet Zeit, die Arbeitnehmer oft nicht haben. Deshalb ist es wichtig genau zu überlegen, was geschrieben werden soll – das fängt schon beim Betreff an. Der E-Mail-Knigge besagt, dass der Adressat auf den ersten Blick erkennen sollte, um was es geht. Und auch der Inhalt sollte nach dem Grundsatz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich geschrieben werden. Mehr als eine Din A4-Seite Text sollte die E-Mail nie enthalten! Außerdem sind Absätze Pflicht, denn auf dem Bildschirm lassen sich Texte schlechter lesen, als auf dem Papier. Ausschweifende Sätze sind ebenfalls tabu. Also, lieber kurzfassen und alles Wichtige prägnant verfassen.

5 Tipps zum E-Mail-Knigge

Klar ausdrücken: Auf zu viel Fremd- und Fachwörter verzichten und lieber auf eine klare Sprache mit kurzen Sätzen setzen. E-Mails sollen schließlich den Arbeitsalltag erleichtern und ihn nicht erschweren. Bei der E-Mail deshalb immer verständliche Worte nutzen und schnell auf den Punkt kommen. Aber Vorsicht: Auch zu viele Abkürzungen machen sich laut E-Mail-Knigge nicht gut. Nicht jeder kennt sie und sie zerstören zudem den Lesefluss.
Immer freundlich bleiben: Den Tonfall kann man auch bei E-Mails herauslesen. Deshalb jederzeit höflich formulieren und auf Großbuchstaben und mehrere Ausrufezeichen hintereinander verzichten. Eine nette Anrede und Verabschiedung sind sowieso Pflicht!
Keine Ironie: Gesten und Mimiken unterstützen nett gemeinte Witze, bei einer E-Mail geht dieser Wortwitz aber verloren und der Adressat kann die Ironie nicht richtig einordnen. Deshalb lieber darauf verzichten, um Missverständnissen aus dem Weg zu gehen.
Links nur sparsam nutzen: Wenn etwas Wichtiges ausgedrückt werden soll, eher keinen Link versenden. Der Inhalt lenkt vom Geschriebenen ab. Nur wer per E-Mail über etwas informieren möchte, das im Internet entdeckt wurde, kann einen Link versenden. Tipp: Diesen ans Ende der E-Mail setzen, damit der Zusammenhang aus dem Text ersichtlich wird.
Auf Anhänge verzichten: Auch hier gilt, nur da, wo es geht, die Anhänge weglassen. Manchmal sind sie essenziell! Doch meistens erschwert es der Versender den Adressaten damit nur. Oft können diese nicht geöffnet werden, da das passende Programm fehlt, die Anhänge zu groß sind und dann das Postfach verstopfen. Größer als fünf Megabyte sollte ein Anhang daher nicht sein. Und immer daran denken, dass der Anhang auch wirklich mit versendet wird, denn es ist peinlich, wenn er vergessen wird!

Vorschriften beim E-Mail-Knigge

Immer an die Signatur und die Formvorschriften denken! Denn seit 2007 gibt es gesetzliche Vorgaben. Seitdem muss eine E-Mail immer die Rechtsform, den Sitz des Unternehmens, das Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer enthalten. Oft wird am Ende auch noch eine Passage zum Datenschutz eingefügt. Am besten ist es also, all diese Dinge mit in der Signatur anzugeben. Die Kollegen helfen dabei bestimmt gern weiter!

E-Mail-Knigge: Hohe Erwartungen

Fluch und Segen der Technik! Der größte Vorteil von E-Mails ist gleichzeitig auch ihr Nachteil: die Reaktionsgeschwindigkeit. Denn wer seine Nachrichten schnell versendet, erwartet auch eine ebenso prompte Antwort. Deshalb gibt es eine Faustregel – innerhalb von 24 Stunden sollte die elektronische Nachricht beantwortet werden. In stressigen Zeiten genügt oft auch eine kurze Notiz, dass die E-Mail bearbeitet wird und sich die Antwort noch etwas nach hinten verschiebt.

Wer sich an diesen einfachen E-Mail-Knigge hält, wird schon bald ein Profi im Bezug auf Job-Mails. So geht in Zukunft nichts mehr schief!