Struktur im JobSo teilst Du Deinen Arbeitstag perfekt ein | © nortonrsx / iStockphoto.com
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Struktur im Job – so teilst Du Deinen Arbeitstag perfekt ein

Du nimmst Dir etwas ganz Bestimmtes für Deinen Arbeitstag vor und dann kommt doch alles anders? Das wird Dir im Laufe des Arbeitslebens wahrscheinlich immer wieder passieren.

Damit Du trotzdem alle Deine To-do’s schaffst, bringe Struktur in Deinen Alltag. Du wirst sehen, dass sich so Vieles vereinfacht und Du zeitlich besser planen kannst. Hilfreiche Tipps für die Umsetzung für mehr Struktur geben wir Dir in diesem Artikel.

Struktur für den Tag – macht das Sinn?

Setzt Du immer alles um, was Du Dir vorgenommen hast? Eine Frage, auf die die Antwort meist „nein“ lautet. Manchmal klappt’s mit der Planung, doch manchmal schiebst Du bestimmt auch Dinge auf oder vergisst sogar mal etwas. Das passiert den meisten. Professionalität ist das nicht.

Gerade in der Arbeitswelt ist es aber wichtig, dass Du Deine Aufgaben erledigst. In den acht Stunden im Job musst Du oft mehr absolvieren, als Du schaffen kannst. Da macht es Sinn, etwas Struktur zu schaffen. So kannst Du mehr von dem erledigen, was Du Dir vorgenommen hast. Kontrolle über die Dinge schafft Zufriedenheit und beugt Stress vor.

Doch wie lässt sich das am besten umsetzen?

Struktur umsetzen: So klappt’s

Für Erfolg im Job ist Struktur unverzichtbar. Das heißt nicht automatisch, dass Du befördert wirst, weil Du gut organisiert bist. Aber der Grundstein ist gelegt, wenn Du Abläufe verinnerlichst und Dir alltägliche Dinge vereinfachst.

Schaue Dir dafür Deinen Status quo genau an:

  • Wie sieht mein Arbeitsalltag aus?
  • Welches sind meine Stärken? Was meine Schwächen?
  • Woran möchte ich arbeiten?
  • Was kann ich verbessern – an den Job-Routinen und an mir?

Hast Du diese Fragen beantwortet, hast Du schon mal ein genaueres Bild Deiner Situation. Diese Erkenntnis zur Selbstoptimierung bringt Dich weiter, denn so merkst Du, wie viel Zeit, Du für bestimmte Dinge benötigst.

Du sollst zum Beispiel jeden Tag die Bestände prüfen? Lege Dir dafür schon am Abend vorher alles Wichtige bereit. So kannst Du morgens direkt starten.
Frage Dich auch, wie Du Wege einsparen kannst. Der Weg zum Lager führt Dich am Büromaterial-Schrank vorbei? Dann nimm’ doch direkt die Post-its mit, die Du benötigst. Solche Kleinigkeiten helfen und bringen mehr Struktur in den Job.

Auch Ordnung gehört zum Thema Struktur. Ist Dein Schreibtisch so chaotisch, dass Du immer erst nach etwas suchen musst? Mach Schluss damit und sortiere Deine Arbeitsutensilien. Das spart Zeit und verschafft Dir einen guten Überblick.

Struktur durch Prioritäten

Eine realistische Planung erfordert Überblick. So kannst Du Deine Aufgabe priorisieren. Was solltest Du direkt erledigen, weil Du Deadlines hast? Strukturiere Deine Aufgaben nach diesem Prinzip:Was ist…

  • eilig und wichtig
  • eilig und unwichtig
  • nicht eilig und wichtig
  • nicht eilig und unwichtig

Die wichtigsten und eiligsten Themen gehören zur ersten Kategorie. Sortiere jede Aufgabe zu und bringe so mehr Struktur in Deine Arbeit. Das macht Deine Arbeitszeit viel effektiver.

Praktische Tipps für mehr Struktur

Vorbereitung ist alles

Wenn Du weißt, was Du erledigen musst, kannst Du schon am Vorabend alles für den nächsten Tag vorbereiten. So kannst Du direkt starten und verlierst keine Zeit, um Dir einen Überblick zu verschaffen oder um etwas zu suchen.

Rituale bringen Ruhe

Wenn Du Tagesroutinen einbaust, wirst Du sehen, dass Dir Vieles leichter von der Hand geht. Verbinde den Gang zur Werkstatt damit, Material für den nächsten Arbeitsschritt zu besorgen, stelle morgens den Rechner an und hole Dir währenddessen einen Kaffee, frage Deine Kollegen, ob Du ihnen etwas aus dem Lager mitbringen sollst und spare so für alle etwas Zeit ein. Oft sind es schon kleine Dinge, die Routinen schaffen.

Das gilt auch für die Freizeit: Lege Tage fest, an denen Du Sport treibst oder stehe morgens zur gleichen Zeit auf.

Je öfter Du das umsetzt, desto mehr Struktur bringst Du in Dein (Arbeits-)Leben. Du bekommst innerliche Ruhe und hast mehr Orientierung und Halt.

Pausen bringen Dich weiter

Höher, schneller, weiter. Wenn Du jung bist, hast Du noch viel Energie für Überstunden, Stress und Hektik. Doch irgendwann macht Dich dieses unruhige Leben krank und anfälliger für Krankheiten. Achte deshalb immer gut auf Deinen Körper. Je besser Du Dich um Dich kümmerst, desto mehr Leistung kannst Du bringen und bist fitter.

Struktur hilft Dir, Pausenzeiten einzuhalten. Gehe mittags eine Runde an die frische Luft oder plaudere nach dem Essen noch ein bisschen mit Deinen Kollegen. So bekommst Du den Kopf frei und kannst Dich anschließend wieder besser konzentrieren. Zehn bis 15 Minuten Regeneration helfen schon, wenn Du mal nicht weiter kommst und bei einer Aufgabe feststeckst.Wenn Du es ein paar Mal gemacht hast, fällt Dir der Unterschied bestimmt auf.

Mache Dir Folgen von etwas klar

Wenn ich jetzt nicht aufstehe, komme ich zu spät zur Arbeit. Die Konsequenz? Das Team-Meeting fängt ohne mich an. Peinlich. Es hat also in diesem Fall Priorität, aufzustehen und Dich auf den Weg zur Arbeit zu machen. Solche Szenarien sind wirksam, wenn Du mehr Struktur schaffen möchtest.

Mache Dir auch klar: Die Folgen Deines Handelns haben nicht nur für Dich, sondern auch für Deine Mitmenschen Auswirkungen.Auch wenn Du Dich an Deine Routinen hältst, bringen andere Deine Struktur vielleicht durcheinander. Behalte also immer ein bisschen Flexibilität, damit Du auf alle Eventualitäten gefasst bist.